档案盒侧面（盒脊）的标签是找文件的关键，填错了以后很难检索，必须按规范来写。‌‌‌

必填的 6 项内容‌：

全宗号‌：档案馆给的单位编号，没有就先空着。

‌年度‌：写盒内文件归档的年份，比如 2025 年。

保管期限‌：写“”、"30 年”或"10 年”，不能用简称。

机构（问题）‌：写哪个部门形成的文件，比如“办公室”或“财务部”。

起止件号‌：写盒子里份文件和一份文件的编号，上格写起号，下格写止号。

盒号‌：盒子在架子上的排列顺序号，可以用铅笔先写，移交时再改。‌‌百科‌

填写禁忌‌：

不能混装‌：不同年份、不同保管期限的文件，不能塞进同一个盒子里。

封面也要写‌：盒子正面要写全宗名称，下面加双横线。‌‌